Сказать, что навыки самоорганизации стали камнем преткновения для студентов и их продуктивной работы — ничего не сказать. Многие узнают себя в таких словах как: лень, инертность, «забывчивость», гений отговорок, неподкупность к уговорам, подкупу, шантажу, санкциям, социальному давлению, похвалам и всем остальным попыткам заставить делать что-то, чего ему прямо сейчас почему-то не хочется.

Стикеры с задачами

Начнем с этой простой вещи, которая кажется избитой и очевидной, но на самом деле замечательно отражает саму суть Agile-подхода к управлению делами.

Так вот, стикеры с задачами — просто гениальная вещь при умелом использовании. Перечень или список задач — жёсткая, непластичная вещь. Написав перечень задач в блокноте или на доске, уже сложно поменять задачи местами, дописать что-то, разбить какую-то из задач на части, убрать потерявшие актуальность. 

Но стоит переписать задачи на клейкие стикеры — и всё приходит в движение! Например, их можно сначала наделать сколько угодно, а потом подумать, в каком порядке их выполнять — и без проблем переклеить. Или часть отложить на будущее. Или переклеить в перечень дел другому человеку. Красота!

Стикеры можно использовать не только на доске, но и в папке или даже в блокноте.

SCRUM-доска

Это командная рубка всей системы, тут наглядно видны все текущие задачи и задачи на ближайшее будущее.

SCRUM-доска состоит из колонок, стикеры с задачами продвигаются по ним по мере приближения к состоянию «сделано». Прелесть этих простых действий с переклеиванием стикеров туда-сюда заключается в том, что в повседневных заботах можно оставить в поле зрения только те дела, на которых нужно сфокусироваться, не забивая голову тем, что ещё только предстоит или тем, что уже сделано.

Вот как устроены колонки:

«Бэклог»

Сюда попадают задачи с пока неопределённым сроком выполнения, вроде «надо не забыть когда-то потом при случае сделать». В общем, они на виду, и когда придёт их черёд — про них не забудут.

«Надо»

Это уже не просто идеи, а конкретные задачи, которые нужно сделать на этой неделе. Они туда попадают и из бэклога, и напрямую (например, в универе что-то задали). Часть стикеров тут появляется вечером воскресенья, а часть добавляются в течение недели.

«Делать»

Это задачи на день. Часть задач здесь оказывается вечером накануне, из колонки «надо» или напрямую.

«Готово»

Сюда попадают задачи, которые уже выполнены.

Ежедневное и еженедельное планирование

Как известно, в квартире вещи могут быть всегда на местах, только если этот порядок постоянно поддерживается — все кладут вещи на место, а не оставляют, где придётся. Точно так же и в организации дел: SCRUM-доска не только должна быть на виду, с ней нужно работать с установленной регулярностью и по чётким правилам. Иначе рано или поздно какие-то задачи окажутся не записанными, какие-то стикеры — не переклеенными, а контроль над состоянием дел утрачен. В общем, её постигнет судьба моих многочисленных блокнотов и ежедневников.

Поэтому нужны две обязательные процедуры: ежедневный обзор дел и еженедельный обзор.

Ежедневный обзор

Каждый день можно наглядно оценить свою .продуктивность

Потом смотреть колонку «Делать» — что не сделано, оценить что помешало и как это сделать завтра. 

Потом колонку «Надо» — дела, которые стоит взять в работу на завтра. Кроме этого, конечно же, можно посмотреть график занятий, в календарь, чтобы понять, какие ещё дела на завтра ещё актуальны.

Получилось аж несколько абзацев, но на практике такой вечерний обзор занимает пять-десять минут, потому что в обычный будний день обсуждения заслуживает одно-два дела.

Еженедельный обзор

Тоже довольно быстрое дело, минут на 10—15:

• Делаем обзор колонки «Готово». Резюмируем успехи и выводы, после этого освобождаем её от всех стикеров (теоретически можно сохранить для истории и статистики, но мы просто выбрасываем).

• Наполняем колонку «Надо» новыми задачами. Задачи сюда вносятся из «Бэклога», календарей, расписания и просто из головы.

Очень важна обязательность и регулярность.

Обязательные правила

Есть несколько обязательных правил, чтобы эта система работала.

1. Любая задача сразу фиксируется на стикере

Одна из целей обучения управлению делами — чтобы человек был сам в состоянии удерживать свои задачи под контролем.

2. Есть перечень постоянных обязанностей, которые студент контролирует сам каждый день

Этих задач не так много, но перечень, конечно же, расширяется со временем.

3. Видео и компьютер — после всех остальных дел

Делу время — потехе час! Это выражение актуально во все времена)